Как планирование бюджета помогает вам развивать бизнес

Бытует мнение, что ресторанный бизнес — явление непредсказуемое, и отчасти это верно: нам не дано предугадать, как повернется жизнь, и какой поток гостей будет даже в следующем месяце. Однако это не значит, что нужно отдаться воле случая и просто плыть по течению: всю деятельность ресторана на каждом ее этапе все-таки можно и нужно планировать. Особенно это важно в непростые времена: несмотря ни на что, у нас по-прежнему есть обязательства перед арендодателями, перед поставщиками, перед сотрудниками и перед самими собой, — а значит, мы способны сделать довольно точный прогноз наших расходов и благодаря этому получить понимание какая прибыль нам необходима. Зная конкретную просчитанную цель, мы имеем возможность заранее подумать о средствах ее достижения и увидеть, насколько рентабельно наше заведение.

Как планировать бюджет и какие факторы при этом надо учитывать

Планировать бюджет нужно регулярно, причем необходим масштабный план на год, с делением его по кварталам и по месяцам. Очень важно по прошествии каждого месяца сравнивать планируемый результат с фактическим — это дает понимание, где мы недоработали или были недостаточно амбициозны. На основании этого сравнения мы можем вносить корректировки в план на следующие периоды. Бюджет на будущий месяц необходимо составлять (или корректировать) и утверждать, в 20-х числах текущего месяца, чтобы максимально четко понимать рыночную обстановку: это влияет на реалистичность бюджетирования. Разумеется, весь план должен быть зафиксирован, например, в таблицах Excel.
При долгосрочном бюджетировании на год вперед мы делаем прогноз, отталкиваясь от сезона, учитываем общероссийские календарные праздники и праздники региона, в котором находится ресторан. Зная эти показатели, а также сумму среднего чека вашего ресторана и примерное количество посетителей в день, вы сможете приблизительно спрогнозировать средний доход вашего ресторана. Да, он будет не на 100% точным, однако этот показатель очень важен: опираясь на него, вы сможете понять, какой оборот у вашего заведения, продумать точки роста, спланировать развитие и прийти к нужному вам результату.
Планированием бюджета лучше не заниматься в одиночку: вы, как руководитель, конечно, видите всю картину целиком, однако ваши подчиненные знают много нюансов "внутренней кухни" и могут помочь вам скорректировать некоторые показатели. Лучше всего, если к вам присоединятся главный бухгалтер, шеф-повар и администратор (или управляющий). Они должны просчитать и спланировать расходы по своим подразделениям и предоставить вам данные для общего бюджетирования.

Какие расходы нужно обязательно заложить в бюджет на месяц

Как мы уже сказали, основные статьи расходов будут присутствовать в вашем бюджете всегда, независимо от обстоятельств. Поэтому при планировании нужно в первую очередь спрогнозировать, сколько денег вы потратите в следующий период. Конечно, эти расходы опциональны и могут меняться от месяца к месяцу, однако вот какие траты обязательно нужно учитывать:

• Аренда помещения. А вместе с ней коммунальные услуги, телефон, интернет и ремонтные работы. Даже если вы не планируете менять интерьер, лучше предусмотреть форс-мажоры вроде прорванных труб и заложить их в бюджет.

• Закупка продуктов. То, без чего ресторан точно не сможет быть рестораном. Старайтесь время от времени пересматривать и обновлять меню: убирать непопулярные блюда, вводить новые позиции. Полезно будет также периодически сравнивать цены у разных поставщиков — возможно, у кого-то будет более выгодное предложение.

• Зарплатный фонд. Помимо основного оклада, в него также включают премии, бонусы, проценты с продаж, надбавки, отпускные и т.д.

• Реклама и продвижение. Здесь вам пригодится помощь маркетолога: таргет, размещение рекламы на разных сервисах, сотрудничество с блогерами, проведение различных мероприятий и прочие пиар-кампании очень важны для развития бизнеса, и на них также нужно заранее планировать статью расходов.

• Неконтролируемые расходы. Неприятные и не зависящие от вас вещи, различные форс-мажоры также нужно предусмотреть заранее, чтобы не уйти в минус.

На чем не стоит экономить

Бюджетирование может показать, что ваша прибыль далека от желаемой. Что ж, это знание, пусть и неприятное, должно стимулировать вас к каким-то действиям. Можно, конечно, пойти по пути экономии и попытаться сократить расходы, но в ресторанном бизнесе этот метод не особо эффективен, жесткая экономия может только ухудшить ваше положение. Поэтому лучше подумать об увеличении прибыли. Но если вам уже критически важно минимизировать затраты, то постарайтесь хотя бы не экономить на следующих вещах:

• Качественные продукты. Здесь можно обойтись без пояснений: успех ресторана напрямую зависит от его кухни, и использование несвежих продуктов неминуемо приведет к провалу.

• Сервис. Вежливые официанты, быстрая посадка за столики и своевременная подача блюд очень сильно влияют на вашу репутацию. Персонал должен быть замотивирован работать качественно и без происшествий. Вкладывайтесь в обучение своей команды и не забывайте поощрять людей за хорошую работу.

• Маркетинг. Очень многие начинающие бизнесмены пытаются сэкономить на грамотном продвижении своих товаров и услуг, и в итоге их дело никак не развивается. Чтобы у вас появились гости, вы должны уметь рассказывать о вашем ресторане. Грамотная пиар-кампания включает в себя не только посты в соцсетях, но и проработку имиджа вашего бренда, рассказ о его ценностях и миссии — чтобы ваши гости могли найти и полюбить ваш ресторан. С помощью рекламы вы общаетесь со своей аудиторией, не даете ей забыть о вас — а значит, обеспечиваете себе постоянную прибыль

Можно сэкономить на чем угодно, но не на пунктах из этого списка: люди не любят терять привычное качество жизни, и даже в сложные времена вам необходимо "держать марку".

Что будет, если пустить дело на самотек или планировать бюджет неправильно

Конечно, не всем нравится заниматься бюджетированием: собирать статистику, подсчитывать среднюю прибыль, пытаться предугадать все возможные риски... Как вообще можно что-то планировать в мире, где то чума бушует, то конец света вот-вот начнется? Не лучше ли жить сегодняшним днем, не заглядывая слишком далеко в будущее?

Конечно, можно и не планировать все так детально. Но в этом случае вы можете очень быстро оказаться в минусе. Не отложили деньги на экстренный случай — а в ресторане сгорела проводка, не определили четкий бюджет на рекламу — и потратили на нее слишком много денег, не предусмотрели отпуска сотрудников — и в итоге летом оказалось, что работать некому… Несколько месяцев в таком темпе, и ресторан придется закрывать. А всего-то надо было просчитать бюджет.

Да, всего предусмотреть нельзя, но можно постараться. Если вы не будете составлять примерный план, то и уверенности в завтрашнем дне у вас никогда не появится. Дисциплина очень и очень важна.

Развитие и приумножение бизнеса невозможно без четкого планирования. Грамотное бюджетирование поможет вам подготовиться к трудностям и форс-мажорам, а также заложить комфортные суммы на продвижение и расширение дела. Скрупулезный расчет бюджета помогает четко знать свои возможности и планировать расходы, не боясь уйти в минус, а также отслеживать свой доход и искать возможности для его увеличения. Поэтому не пренебрегайте планированием: как ни парадоксально, именно оно помогает твердо стоять на ногах даже в самые непредсказуемые времена.